Inleiding
De Rotterdams Overschiese Historie Automobiel Club, hierna “ROHAC”, hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar deelnemers, partners en andere relaties. Persoonsgegevens worden door de ROHAC dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. De ROHAC tracht zich in alle gevallen aan de eisen die de AVG – Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt te houden.
In dit privacy beleid staat beschreven hoe de ROHAC persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offlinesystemen waarin persoonsgegevens voorkomen.
Waarvoor gebruikt de ROHAC uw persoonsgegevens?
De ROHAC verwerkt persoonsgegevens voor de onderstaande bedrijfsdoelen:
- Inschrijving voor evenementen van de club;
- Desgevraagd verstrekken van de benodigde gegevens san autoriteiten en/of accommodaties die tijdens het evenement worden aangedaan;
- Correspondentie over evenementen;
- Facturatie van lidmaatschap/jaarcontributie;
- Versturen van nieuwsbrieven;
- Uitnodigen voor een nieuw evenement en/of neven activiteit
Welke persoonsgegevens verwerkt de ROHAC?
- Naam, adres en woonplaats;
- e-mailadres;
- telefoonnummers;
Deze gegevens zijn opgeslagen in de volgende systemen en bestanden:
- de website van de ROHAC: https://www.rohac.nl
- Mailchimp e-mail systeem tbv nieuwsbrieven
- Deelnemers gerelateerde databases
Welke persoonsgegevens bewaart de ROHAC?
De ROHAC bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
De website is het inschrijfsysteem van de ROHAC. Er zijn in- en exportmogelijkheden, om bijvoorbeeld lijsten te maken voor versturen van offline materiaal aan deelnemers. Het is expliciet niet de bedoeling lijsten te exporteren en deze langere tijd te bewaren of door te geven aan mensen die normaliter geen toegang hebben tot die gegevens. Het is de verantwoordelijkheid van degene die deze lijst exporteert en opslaat om te zorgen dat die gegevens correct en veilig worden bewaard.
De gegevens van deelnemers kunnen alleen bekeken worden door een geselecteerd aantal bestuursleden, de financiële administratie, eventueel aangewezen derden en de webmaster.
Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
De ROHAC verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dat nodig is voor het realiseren van de bedrijfsdoelen. Uitzondering hierop zijn sponsoren van de ROHAC, die wij (e-mail) adressen kunnen verstrekken voor (aan het evenement gerelateerde) marketing doeleinden.
Toestemming voor het plaatsen van beeldmateriaal
Met het plaatsen van persoonlijk beeldmateriaal (e.g. pasfoto) gaat u er mee akkoord dat deze worden opgenomen in het ROHAC programmaboek. Met uw deelname aan het evenement gaat u er tevens mee akkoord dat beeldmateriaal dat ontstaat tijdens het evenement en hieraan gerelateerde bijeenkomsten kan worden gepubliceerd (e.g. op website, social media). Mocht u zich beroepen op uw ‘portret recht’ dan kan de ROHAC desgevraagd beeldmateriaal van haar online kanalen verwijderen.
Wat zijn uw rechten?
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@rohac.nl. De ROHAC zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.
Krijgt u liever geen nieuwsbrief meer?
U kunt zich afmelden via de betreffende nieuwsbrief door op de button afmelden te klikken. Afmelding is onomkeerbaar, en u ontvangt daarna ook geen praktische informatie meer omtrent het evenement.
Heeft u het vermoeden van misbruik van uw persoonlijke gegevens?
Wanneer iemand een vermoeden heeft dat er misbruik wordt gemaakt van persoonsgegevens binnen de ROHAC dient dit gemeld te worden bij ledencontact info@rohac.nl zodat er waar nodig maatregelen getroffen kunnen worden.
Misbruik van gegevens zal – afhankelijk van de ernst – aanleiding geven tot beëindigen van toegang tot de gegevens. Er zal daarnaast ook steeds worden onderzocht of dit misbruik voorkomen kan worden.
Veiligheid van uw persoonsgegevens
De ROHAC neemt de bescherming van uw gegevens serieus en met passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. De website van de ROHAC maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.
Vragen en klachten
Hebt u vragen over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem contact op met het info@rohac.nl. Ook voor een klacht of melding kunt u hier terecht. Van elke melding zullen we de nodige gegevens registreren. Daardoor kunnen we tijdens behandeling het nodige contact onderhouden met degene die contact met ons heeft opgenomen.
Updates privacybeleid
De ROHAC behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Dit beleid zal echter nimmer in strijd zijn met de eisen zoals deze zijn gesteld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.